Elisabeth-Stiftung

Kaufmännische- und Verwaltungsberufe

Kauffrau/-mann für Büromanagement

Die Tätigkeit im Überblick

Kaufleute für Büromanagement organisieren und bearbeiten bürowirtschaftliche Aufgaben. Außerdem erledigen sie kaufmännische Tätigkeiten in Bereichen wie Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Rechnungswesen, Marketing und Personalverwaltung.
Kaufleute für Büromanagement arbeiten in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen der verschiedensten Wirtschaftsbereiche oder im öffentlichen Dienst.

Aufgaben und Tätigkeiten

Sie führen organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten aus. Kaufleute für Büromanagement erledigen beispielsweise den internen und externen Schriftverkehr, entwerfen Präsentationen, beschaffen Büromaterial, planen und überwachen Termine, bereiten Sitzungen vor und organisieren Dienstreisen.
Sie unterstützen die Personaleinsatzplanung, bestellen Material und kaufen externe Dienstleistungen ein. Zudem betreuen sie Kunden, wirken an der Auftragsabwicklung mit, schreiben Rechnungen und überwachen Zahlungseingänge. Kaufleute für Büromanagement übernehmen ggf. auch Aufgaben in Marketing und Vertrieb, in der Öffentlichkeitsarbeit und im Veranstaltungsmanagement sowie in der Personal- und in der Lagerwirtschaft.
Im öffentlichen Dienst unterstützen sie Bürger/innen im Umgang mit der Verwaltung z.B. bei der Antragstellung, klären Anliegen und Zuständigkeiten und wirken an der Aufstellung des Haushalts- oder Wirtschaftsplanes mit.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

Büroprozesse abwickeln

  • internen und externen Schriftverkehr erledigen
  • Schriftsätze aller Art anfertigen
  • Unterlagen für Vorgesetzte und Kollegen aufbereiten und bereitstellen; Präsentationen vorbereiten, gestalten und durchführen
  • organisatorische Vor- und Nachbereitung für Besprechungen und Konferenzen durchführen
  • Dienst- und Organisationspläne erstellen
  • Daten aufbereiten, sichern und pflegen
  • Kunden und Besucher empfangen und betreuen
  • Termine planen und überwachen, Urlaubslisten führen
  • Postein- und -ausgang bearbeiten, Post verteilen
  • für Geschäftsreisen optimale Verkehrsverbindungen ermitteln und Reiseunterlagen besorgen
  • Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben
  • Aufträge und Rechnungen entgegennehmen und bearbeiten, Rechnungen erstellen und Zahlungsverkehr überwachen

Aufgaben im Bereich kaufmännische Steuerung und Kontrolle ausführen

  • an Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling mitwirken

Aufgaben im Personalbereich ausführen

  • Personalakten führen und verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen
  • bei der Entgeltabrechnung mitwirken
  • die Personalbedarfsermittlung und Personalbeschaffung unterstützen
  • Arbeitsverträge vorbereiten

Aufgaben in Einkauf und Logistik ausführen

  • Angebote für Produkte und Dienstleistungen einholen, Bestellungen durchführen
  • Lagerbestände erfassen und kontrollieren
  • Wareneingang prüfen, Warenmängel reklamieren

Aufgaben in Marketing und Vertrieb sowie in Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation übernehmen

  • Kundenbedarf feststellen, Angebote unterbreiten
  • an der Entwicklung und Durchführung von Marketingmaßnahmen bzw. Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit mitwirken
  • an der Veranstaltungsplanung, -organisation und -kalkulation mitwirken

im öffentlichen Dienst

  • bei der Haushaltsplanaufstellung mitwirken, Haushalts-überwachungslisten führen
  • Anträge klären und annehmen, für die Bearbeitung der Anträge erforderliche Sachverhalte ermitteln; Fristen und Termine berechnen
  • an der Vorbereitung von Verwaltungsvorgängen mitwirken
  • Bescheide erteilen

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Industriekauffrau/-mann

Die Produkte und Dienstleistungen der Betriebe müssen alle neuen globalen und technischen Marktanforderungen erfüllen können. Die weltweit konkurrierenden Industrieunternehmen erwarten deshalb heute neben umfassenden kaufmännischen Kenntnissen ein gutes technisches Grundwissen und in ihren Büros und Geschäftsstellen vor allem hohe Flexibilität und ein rasches Anpassungsvermögen, v. a. auch im Umgang mit den modernen Informationstechniken und Kommunikationsmitteln.

Industriekaufleute können eigenverantwortlich alle kaufmännischen Tätigkeiten im Industriebetrieb oder in ähnlichen Dienstleistungsbereichen übernehmen.

Unentbehrlich für Industriekaufleute ist in allen Betriebsbereichen auch die jeweils aktuelle computerunterstützte Informationsbeschaffung und -verarbeitung.

Im täglichen Schriftverkehr mit ausländischen Betrieben werden praxisnah auch die erworbenen Fremdsprachen-Grundkenntnisse, insbesondere Englisch, verbessert.

Voraussetzungen für die Ausbildung sind: Organisationsgeschick, lösungsorientiertes und flexibles Denkvermögen, gutes Verständnis für Zahlen und Sprache, ein aufgeschlossenes und kontaktfreudiges Wesen, Zuverlässigkeit und die Bereitschaft, im Team und an Projekten mitzuarbeiten.

Die Ausbildungsdauer beträgt einschließlich der Praktika und der Tätigkeit im Lernbetrieb 24 Monate.

Der Abschluss ist die anerkannte Kaufmannsgehilfenprüfung vor der Industrie- und Handelskammer Koblenz.

Ausbildungsbeginn sind jeweils Januar und Juni/Juli eines Jahres.

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Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen

Hauptaufgabe der Kaufleute im Gesundheitswesen ist die Erledigung aller anfallenden kaufmännischen und verwaltenden Tätigkeiten in den vielfältigen Einrichtungen der Gesundheits- und Wohlfahrtspflege. Kaufleute im Gesundheitswesen beherrschen die allgemeinen und speziellen EDV – Anwendungen und können in der

  • Kundenbetreuung,
  • Personalwirtschaft,
  • Leistungsabrechnung bzw.
  • im gesundheitsspezifischen Rechnungswesen

eingesetzt werden. Sie planen und organisieren Geschäfts- und Leistungsprozesse, entwickeln spezielle Dienstleistungsangebote, übernehmen Marketingaufgaben und sind im Qualitätsmanagement tätig.

Mit Ihrer breit gefächerten Ausbildung sind Kaufleute im Gesundheitswesen bereichsübergreifend und flexibel einsetzbar. In Frage kommen

  • Krankenhäuser
  • stationäre, teilstationäre und ambulante Pflegeeinrichtungen,
  • Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen,
  • ärztliche Organisationen und Verbände,
  • Arztpraxen,
  • Krankenkassen,
  • medizinische Dienste und Rettungsdienste,
  • Pharmaunternehmen (Industrie und Handel)
  • Medizinprodukteindustrie und -vertrieb
  • Verbände der freien Wohlfahrtspflege.

Voraussetzungen für die Ausbildung sind: Organisationsgeschick, lösungsorientiertes und flexibles Denkvermögen, gutes Verständnis für Zahlen und Sprache, ein aufgeschlossenes und kontaktfreudiges Wesen, Einfühlungsvermögen, Zuverlässigkeit und die Bereitschaft, im Team mitzuarbeiten.

Die Ausbildungsdauer beträgt einschließlich der Praktika und der Tätigkeit im Lernbetrieb 24 Monate.

Der Abschluss ist die anerkannte Kaufmannsgehilfenprüfung vor der Industrie- und Handelskammer Koblenz.

Ausbildungsbeginn ist jeweils Januar und Juli eines Jahres.

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Kaufmann/-frau Groß- und Außenhandel Fachrichtung Großhandel

Kaufleute im Groß- und Außenhandel in der Fachrichtung Großhandel kaufen Waren und Dienstleistungen bei den Herstellern ein und verkaufen diese an Handels-, Handwerks- und Industrieunternehmen weiter. Sie beraten die Kunden umfassend über die Eigenschaften der Güter und sorgen für termingerechte Lieferung an den richtigen Ort.

Für den Wareneinkauf ermitteln sie Bezugsquellen und den Bedarf an Waren. Sie holen Angebote ein, vergleichen Konditionen und führen Einkaufsverhandlungen mit Lieferanten. Nach dem Wareneingang kontrollieren sie Rechnungen und Lieferpapiere und sorgen für eine fachgerechte Lagerung. Im Warenausgang planen Kaufleute im Großhandel die Auslieferung, indem sie z.B. die Waren kommissionieren und versandfertig machen.

Sie kalkulieren Preise, bearbeiten Verkaufsaufträge und stellen Rechnungen für den Wiederverkauf von Waren aus. Weiterhin gehört die Abwicklung von Zahlungsvorgängen, die Bearbeitung von Reklamationen sowie die Organisation von Marketingmaßnahmen zu ihrem Aufgabengebiet.

Tätigkeitsbereiche

in Großhandelsunternehmen fast aller Wirtschaftszweige, z.B. Baustoffe, Chemie, Pharmazie, Kunststoffe, Möbel, Nahrungsherstellung sowie in der Fahrzeug- und Elektroindustrie.

Kenntnisse und Fertigkeiten

  • mittlerer Bildungsabschluss,
  • Interesse an kaufmännisch-organisatorischen Tätigkeiten,
  • durchschnittliches allgemeines intellektuelles Leistungsvermögen,
  • durchschnittliches rechnerisches Denken,
  • durchschnittliches sprachliches Denken,
  • Merkfähigkeit,
  • Verständnis für mündliche Äußerungen
  • Textverständnis
  • Schriftliches Ausdrucksvermögen und Rechtschreibesicherheit,
  • ggf. Fremdsprachenkenntnisse,
  • selbstständige Arbeitsweise,
  • sorgfältiges Arbeiten,
  • Flexibilität in Bezug auf die individuellen Wünsche und Verhalten der Kunden,
  • Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit, Verhandlungsgeschick
  • Kunden- und Serviceorientierung

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